Gestor de escritório
Queridos leitores,
Esta semana, aproveitando a ocasião do lançamento de meu primeiro livro, escreverei textos sobre as inúmeras atividades que o secretário executivo pode exercer. A profissão é velha conhecida de todos, mas o perfil correto e contemporâneo poucos conhecem e muitos desistiram de ajudar a divulgar, por vários motivos. Portanto, em minha incansável luta pela valorização e reconhecimento desta profissão que escolhi e amo, resolvi ajudar um pouco todos vocês a entenderem as maravilhas e os benefícios que o profissional de secretariado pode trazer para a empresa.
Uma das várias e importante atuações que o secretário possui na instituição onde trabalha é a de gestor do escritório. O secretário tem como algumas de suas atribuições o planejamento, organização, métodos de distribuição de tarefas, objetos e pessoas. É um profissional bastante completo e visionário e que, em virtude de seu perfil e formação é o profissional mais indicado para administrar as atividades do escritório.
Listo e descrevo abaixo as atividades mais frequentes em um escritório e que um secretário executivo pode e deve liderar, para que minimize as possibilidades de falhas de processo e comunicação:
1. Conhecimento: mesmo que o secretário executivo não seja a pessoa que executará todas as atividades, ele precisa saber com o que está lidando, pois provavelmente delegará esta atividade a alguém.
2. Senso de organização: o secretário precisa entender como os processos funcionam, a fim de que facilite a organização do seu trabalho. Conhecimentos na área de organização, sistemas e métodos são essenciais para o dia a dia desse profissional.
3. Liderança: esse profissional liderará equipes, portanto precisa ser alguém, primeiramente, que seja um exemplo do que orienta. Se pede assiduidade às pessoas da equipe, precisa ser assíduo. Se pede discrição, precisa ser discreto. A equipe é o espelho do líder e nada é tão didático quanto o bom exemplo.
4. Autoridade: o secretário executivo precisa ser uma autoridade reconhecida. É aquela pessoa a quem todos recorrem quando precisam tratar de um assunto administrativo. Alguém que as pessoas respeitem e reconheçam.
5. Comunicação: o secretário executivo também é o porta voz da alta direção e da alta gestão da empresa. Ele precisa ter habilidades avançadas para se comunicar com os públicos interno e externo e conseguir conduzir situações de conflito e tensão.
Gerir um escritório exige a combinação de vários conhecimentos e habilidades, mas só se consegue sucesso nessa atividade se houver atitude. Atitude é a palavra-chave para que o secretário obtenha sucesso em qualquer atuação que escolher.
Tenham uma excelente segunda-feira!
Marcela Brito sou eu: cidadã do mundo, secretária executiva trilíngue, esposa, mãe, consultora de carreira, empreendedora, escritora, blogueira, eterna aprendiz e uma mente que não para de pensar em construir um bom legado para nós e os que vierem depois de nós.
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